Büroorganisationsexpertin / Büroorganisationsexperte – Eventmanagement (m/w/d)

Stellenbeschreibung

Über uns:

Die Messe Karlsruhe zählt in Deutschland zu den etablierten Messe- und Kongressstandorten und ist ein führender Veranstalter in einer der stärksten Wirtschaftsregionen Europas. Neben einer Vielzahl von Eigenveranstaltungen sind wir auch für die professionelle Durchführung von nationalen und internationalen Gastmessen und Gastkongressen bekannt.

Zur aktiven Mitwirkung in unserem Stabsbereich Legal & Corporate Affairs suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine

Kauffrau / Kaufmann für Büromanagement / Bürokommunikation, Managementassistent, Wirtschaftsassistent (Büro) als Teamassistenz / Office Manager (m⁠/⁠w⁠/⁠d) – Messe & Kongress
in Teilzeit 60% unbefristet

In Ihrer Funktion erwartet Sie ein vielfältiges und breites Aufgabenspektrum in einem dynamischen Umfeld. Sie übernehmen Aufgaben administrativer, organisatorischer und protokollarischer Art für die Geschäftsführung und des Legal & Corporate Affairs-Teams. Als Teil unseres Teams sind Sie nah an strategischen Themen und wirken an der Umsetzung wichtiger Entscheidungen an der Schnittstelle zur öffentlichen Verwaltung mit.

Ihre Aufgaben sind:

• Unterstützung und Entlastung der Geschäftsführung und des Legal & Corporate Affairs-Teams in allen organisatorischen und administrativen Angelegenheiten (z. B. Organisation von Besprechungen und Sitzungen, Wiedervorlage- und Dokumentenmanagement inkl. Ablage)
• Mitwirkung bei der Erstellung von Gremien- und sonstigen Vorlagen (insbesondere Lektorat und Korrekturläufe) sowie Erstellung von Korrespondenz und Präsentationen zur Innen- und Außendarstellung
• Unterstützung des Legal & Corporate Affairs-Teams bei der Weiterentwicklung der Prozesse und (insbesondere digitalen) Ablagestrukturen sowie des Intranetauftritts des Teams
• Mitarbeit im Themenfeld Nachhaltigkeit und ggfs. eigenständige Abwicklung von Sonderprojekten
• Sie kümmern sich um alle administrativen und organisatorischen Anforderungen, die der Bürobetrieb vor Ort mit sich bringt
• Mitarbeit im Themenfeld Nachhaltigkeit und ggfs. eigenständige Abwicklung von Sonderprojekten

Sie bringen mit:

• Abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen oder im Verwaltungsbereich, beispielsweise Kaufmann für Büromanagement, Kaufmann für Bürokommunikation, Managementassistent, Kaufmännischer Assistent / Wirtschaftsassistent (Büro), Verwaltungsfachangestellter (m⁠/⁠w⁠/⁠d) oder Ähnliches
• Idealerweise Berufserfahrung in ähnlicher Position oder in der Verwaltung sowie juristische (Grund-)Kenntnisse
• Sehr gute deutsche und gute englische Sprachkenntnisse in Wort und Schrift – Rechtschreibung und Zeichensetzung beherrschen Sie perfekt
• Verschwiegenheit, Loyalität, eine ausgeprägte Teamfähigkeit sowie eine zuverlässige und eigenständige Arbeitsweise zeichnen Sie aus
• Sie sind ein Organisationstalent und haben ein hohes Qualitätsbewusstsein
• Sie verfügen über gute Kommunikationsfähigkeiten und ein freundliches Auftreten und sind sicher im Umgang mit den gängigen MS-Office-Produkten

Wir bieten Ihnen:

• Die Möglichkeit in einem strategischen Aufgabenfeld mitzuwirken
• Ein aufgeschlossenes und motiviertes Arbeitsumfeld
• Eine Unternehmenskultur, die durch ein positives, gemeinsames Vorangehen geprägt ist
• flexible und familienfreundliche Arbeitsbedingungen durch Gleitzeitmodell
• Betriebliche Altersvorsorge (Zusatzversorgungskasse des Öffentlichen Dienstes)
• Individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten
• Umfangreiches E-Learning-Angebot (kostenlose Online-Kurse für alle Mitarbeitenden)
• Betriebliches Gesundheits-Management
• Deutschlandticket Job und Fahrradleasing mit Arbeitgeberzuschuss
• Betriebliches Gesundheits-Management durch ergonomische Arbeitsplätze und Zuschuss zur Fitnessstudiomitgliedschaft
• Mitarbeiter Bonuskarte
• Essenszuschüsse in Form von Gutscheinen
• Eine grüne Stadt mit hoher Lebensqualität und guter Infrastruktur, in einer Region mit großem Freizeitwert

Die Messe Karlsruhe engagiert sich für Chancengleichheit.
Die leistungsgerechte Vergütung erfolgt nach TVöD.

Interesse?

Dann bewerben Sie sich unter Angabe Ihres frühestmöglichen Eintrittstermins und Ihrer Gehaltsvorstellung direkt hier über unser Bewerbermanagement.

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Ansprechpartner
Marc-Oliver Dopf
+49 721 3720-2129

Karlsruher Messe- und Kongress GmbH
Personalabteilung
Festplatz 9
76137 Karlsruhe

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