Person berechnet Steuern und Buchhaltung am Laptop mit Taschenrechner, erstellt Lohnabrechnung für nebenberuflich selbstständige Kleinunternehmer und Freelancer.

Bedürfnisse von Selbstständigen und Freelancern bei der Lohnabrechnung

01.09.2025 Lesezeit: ~4 Min. Wissenswert

Für viele Selbstständige ist die Lohnabrechnung eine der lästigsten und anstrengendsten Aufgaben ihrer Tätigkeit. Arbeitet man allein, rechnet man schließlich in der Regel auch selbst ab. Das betrifft Kunden ebenso wie Projektpartner und die Steuer. Sobald allerdings freie Mitarbeiter beziehungsweise Selbstständige ein kleines Team aufbauen, externe Kräfte beauftragen oder gelegentlich Mini-Jobber beschäftigen, wird die Lohnabrechnung schnell zur Pflicht und zu einer organisatorischen Hürde.

Wie schreibt man eigentlich eine Lohnabrechnung?

Was genau Freelancer bei der Abrechnung beachten sollten, hängt stark von der Rechtsform, der Zusammenarbeit und der Auftragssituation ab. Benötigt zum Beispiel ein Solo-Selbstständiger mit fixen Tagessätzen meist keine klassische Lohnabrechnung, sieht es anders aus, wenn Angestellte beschäftigt oder Werkverträge vergeben werden. Insbesondere dann ist es sinnvoll, digitale Tools wie eine hochwertige Lohnsoftware einzusetzen, die viele Abrechnungsprozesse rechtssicher und effizient gestaltet. Der Aufwand bei der Lohnabrechnung wird nämlich oft unterschätzt, dabei führt eine falsche Abrechnung schnell zu teuren Nachzahlungen.

Scheinselbstständigkeit vermeiden

Ein Knackpunkt im freien Arbeiten ist die Abgrenzung. Arbeitet die beauftragte Person also tatsächlich selbstständig oder liegt eine Scheinselbstständigkeit vor? Das wird vor allem dann problematisch, wenn jemand über längere Zeit ausschließlich für einen Auftraggeber tätig ist, feste Arbeitszeiten einzuhalten hat oder in Prozesse eingebunden ist wie ein Angestellter.

Die Deutsche Rentenversicherung prüft jährlich tausende Fälle auf genau diesen Verdacht. Bei einer Feststellung drohen hohe Nachzahlungen an Sozialabgaben, rückwirkend für bis zu vier Jahre. Laut einer Auswertung des Bundesrechnungshofs wurden im Jahr 2022 bei Prüfungen rund 20 Prozent der selbstständigen Tätigkeiten beanstandet.

Selbstständige, die dahingehend auf Nummer sicher gehen möchten, beherzigen darum folgende Punkte:

Verträge sind klar zu formulieren (zum Beispiel eindeutig ohne Weisungsgebundenheit)
Tätigkeiten sind projektbezogen zu vergeben
Das Stellen von Arbeitsmitteln oder Arbeitsplätzen ist zu vermeiden
Selbstständige sollten auf ausreichend viele Auftraggeber achten

Hier hilft ebenfalls eine strukturierte Abrechnung dabei, den Überblick zu behalten. Das gilt gegenüber der Finanzbehörde ebenso wie bei späteren Prüfungen.

Minijobs richtig abrechnen und unnötige Fehler vermeiden

Viele Freelancer oder kleine Teams greifen bei kurzfristigen Bedarfsspitzen auf geringfügig Beschäftigte zurück. Das ist zum Beispiel für einen Event-Support, die Buchhaltung oder den Versand nötig. Ähnliches gilt, wenn der Aufwand vermeintlich gering ist. Mini-Jobs sind allerdings in jedem dieser Fälle voll meldepflichtig bei der Minijob-Zentrale und unterliegen pauschalen Abgaben.

Was oft vergessen wird, ist dabei, dass monatliche Verdienstgrenzen (aktuell 538 Euro, Stand 2025) und eine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gelten und Urlaub wie auch Lohnfortzahlungen im Krankheitsfall verpflichtend sind. Fehler in der Abrechnung fallen häufig erst bei Prüfungen auf, was dann entsprechende finanzielle Folgen nach sich zieht. Wenn Freelancer und Selbstständige regelmäßig Aushilfen beschäftigen, sollten sie darum frühzeitig strukturierte Prozesse etablieren, zum Beispiel mit einem digitalen Stundenkonto oder einer automatisierten Lohnabrechnung.

Diese bürokratischen Pflichten gelten auch für Freelancer

Selbstständige, Freelancer und digitale Nomaden, die Mitarbeiter beschäftigen, sind gezwungen, sich mit denselben Abrechnungs- und Meldepflichten auseinanderzusetzen wie klassische Arbeitgeber. Dazu gehören die monatliche elektronische Lohnsteueranmeldung (monatlich) ebenso wie Beitragsnachweise für Sozialversicherungen, Lohnabrechnungen für alle Beschäftigten und Jahresmeldungen sowie Entgeltbescheinigungen.

Speziell für kleinere Strukturen ist das eine bürokratische Hürde, denn es fehlen oft eigene Personalabteilungen oder Fachkräfte für die Entgeltabrechnung. Trotzdem ist es essenziell, hier sorgfältig vorzugehen, denn auch Einzelunternehmer haften persönlich bei Fehlern.

Laut einer Studie des Instituts für Mittelstandsforschung Bonn gaben 64 Prozent der befragten Solo-Selbstständigen an, dass bürokratische Anforderungen ein bedeutender Belastungsfaktor sind. Viele setzen daher zunehmend auf spezialisierte Softwarelösungen oder die Zusammenarbeit mit externen Lohnbüros.

Was Abrechnungstools wirklich leisten

Eine gute Software ersetzt zwar nicht die steuerliche Beratung, vereinfacht Prozesse aber erheblich und sichert sie ab. Die wichtigsten Anforderungen aus Sicht von Selbstständigen sind dabei eine einfache Erfassung von Arbeitszeiten, Honoraren und Beschäftigtenverhältnissen sowie die automatische Prüfung gesetzlicher Vorgaben (z. B. Lohnsteuer, Beitragsbemessung). Auch Vorlagen für Abrechnungen und Verträge und eine DSGVO-konforme Datenverarbeitung sind für viele Verantwortliche essenziell, ebenso wie integrierte Exportfunktionen für Steuerberater und Finanzämter.

Hinweis: Sogar projektbasierte Abrechnungen lassen sich mit den passenden Tools sauber dokumentieren. Das spart Zeit und schützt vor Missverständnissen mit Kunden oder externen Kräften.

Tipps für den Einstieg und worauf zu achten ist

Bevor man sich durch Formulare und Paragrafen arbeitest, hilft es, die grundlegenden Fragen zu klären.

Beschäftigt man regelmäßig andere Personen – beispielsweise Mini-Jobber, Werkvertragsnehmer oder eine Assistenz?
Führt man Lohnzahlungen aus oder rechnet man nur eigene Honorare ab?
Will man langfristig wachsen, vielleicht mit ersten Festangestellten oder Werkstudenten?

Je nachdem sieht die passende Lösung sehr unterschiedlich aus. Manche Selbstständige brauchen nur eine digitale Vorlage für gelegentliche Abrechnungen, andere eine vollintegrierte Lösung für Teamstrukturen. Für viele Selbstständige gilt allerdings, dass der strukturierte Blick auf Prozesse, Abrechnung und Rechtliches sinnvoll ist, sobald Verantwortung für andere dazukommt. Auch kleine Fehler haben später mitunter große Folgen.

FAQ zur Lohnabrechnung für Selbstständige und Freelancer

Wann wird eine Lohnabrechnung für Selbstständige notwendig?

Eine klassische Lohnabrechnung wird nötig, wenn Selbstständige Mitarbeiter beschäftigen, Mini-Jobber beauftragen oder Werkverträge vergeben. Für Solo-Selbstständige mit fixen Tagessätzen ist sie meist nicht erforderlich.

Wie vermeide ich eine Scheinselbstständigkeit?

Vermeiden Sie Scheinselbstständigkeit durch klare Vertragsgestaltung ohne Weisungsgebundenheit, projektbezogene Tätigkeiten, Verzicht auf Arbeitsmittelstellung und durch Zusammenarbeit mit mehreren Auftraggebern.

Was muss ich bei der Abrechnung von Minijobs beachten?

Minijobs sind meldepflichtig bei der Minijob-Zentrale, unterliegen pauschalen Abgaben und haben monatliche Verdienstgrenzen (aktuell 538 Euro). Zudem sind Arbeitszeiterfassung, Urlaub und Lohnfortzahlung im Krankheitsfall verpflichtend.

Welche bürokratischen Pflichten gelten für Freelancer mit Mitarbeitern?

Freelancer mit Mitarbeitern müssen Lohnsteueranmeldungen, Beitragsnachweise, Lohnabrechnungen und Jahresmeldungen erstellen sowie Entgeltbescheinigungen ausstellen.

Wie kann eine Lohnsoftware bei der Abrechnung helfen?

Eine Lohnsoftware erleichtert die Erfassung von Arbeitszeiten, Honoraren und Beschäftigungsverhältnissen, prüft automatisch gesetzliche Vorgaben, bietet Vorlagen und sorgt für DSGVO-konforme Datenverarbeitung.